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Wie man Finanzsoftware im Alltag richtig einsetzt

Viele Menschen sind der Meinung, dass das Führen eines Haushaltsbuchs langweilig und kompliziert ist. Doch das muss nicht sein. Das Grundproblem besteht darin, dass Einsteiger es oft zu detailliert probieren und viel Zeit für kleinere Ausgaben verschwenden. Natürlich ist es das dann einschläfernd und sie kommen zu dem Entschluss, dass Haushaltsführung nichts für sie ist.

Schritt Eins: Haushaltsbuchführung ist kinderleicht

Jeder kleinen Ausgabe nachzugehen ist der gängigste Fehler. Generell müssen Sie nicht jede Ausgabe im Detail eingeben. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die für Sie wichtigen Dinge. Nehmen Sie sich einige wesentliche Kategorien vor, wie z.B. Nahrungsmittel (eine Durchschnittsfamilie hat hier die höchsten Ausgaben), laufende und fixe Kosten (Miete, Telefon, Verkehr und Kredit), Sachgegenstände (Kleidung, Möbel, sonstiges), Unterhaltung (Alkohol, Restaurantbesuche, Kino) und andere Dinge (dazu gehören alle ungeplanten Ausgaben, wie z.B. Geschenke). Die beiden letzten Kategorien benötigen besondere Beachtung und sollten sorgfältig beobachtet und bei Gelegenheit reduziert werden. Natürlich ist es nicht so einfach die Nahrungsmittelausgaben zu senken, es sei denn man isst weniger. Das geht (vorerst) erst einmal nicht.

Wenn Ihnen später die Buchführung gut von der Hand geht, können wichtige Ausgaben in kleinere geteilt werden. Dabei können z.B. die Nahrungsmittel in wesentlich und unnötig, z.B. Süßigkeiten, Kaugummi und Erfrischungsgetränke gesondert werden. Selbiges kann auf die Eigentumskategorie angewandt und wesentliche und unnötige Ausgaben getrennt werden (unnötig bei spontan gekauften Objekten). Halten Sie die zweite Kategorie im Auge und senken Sie die Ausgaben nur wenig ohne es zu übertreiben, denn wir sind alle Menschen mit Schwächen. Gut, folgen Sie diesem Prinzip. Sie können Kategorien unendlich aufteilen, was größtenteils von professionellen Buchhaltern genutzt wird. Einsteiger sollten sich auf wesentliche Kategorien konzentrieren.

Mythos eins: Sie sollten jedem Cent nachgehen. Diese Herangehensweise ist zwangsläufig zeitaufwändig, langweilig und ermüdend.

Das ist natürlich nicht korrekt. Sie sollten größere Ausgaben im Auge behalten, 4-6 Kategorien verwalten und das war es schon.

Also in die Tonne mit Mythos Nr. 1. Sie kommen wie Auchan vom Supermarkt nach Hause und haben eine meterlange Quittung in der Hand. Müssen jetzt wirklich den gesamten Abend alle Artikel ins Programm eingegeben werden? Natürlich nicht! Konzentrieren Sie sich auf wesentliche Ausgaben, z.B. haben Sie am Abend ein paar Bier, eine Flasche Whisky für die Weihnachts- und Neujahrsfeiertage, einen Küchenstuhl sowie viele Nahrungsmittel eingekauft. Das können Sie sich doch ohne Quittung merken, oder? Jetzt brauchen Sie nur noch die Gesamtsumme, der Sie ohne Probleme bei der Buchhaltung nachgehen können. Ziehen Sie einfach die Geldsumme in Ihrem Portmonee vom Geldwert im Programm ab. Sie sehen, wir brauchen eine Quittung nicht wirklich. Sie können leicht ausrechnen, wie viel Sie heute ausgegeben haben und die Preise für Bier und Whisky kennen Sie auswendig. Da wir den Preis des Stuhls vor dem Kauf verglichen haben (da man ja weiß, dass sich Preise schnell ändern und aus einem Schnäppchen schnell ein teurer Fehlkauf wird). Letztendlich geben wir nur drei Elemente ins Programm ein, und zwar Alkohol, Stuhl und Nahrungsmittel. Machen Sie sich keine Gedanken, wenn auf der Nahrungsmittelliste auch Socken auftauchen und diese nicht gesondert im Programm erscheinen. In der Praxis hat sich gezeigt, dass Kleinigkeiten den finanziellen Gesamtüberblick nicht beeinflussen. Das nächste Mal können Sie also beim Kauf eines Schraubendrehersets, einer elektrischen Laubsäge und einem Kilo Kartoffeln auf dem Nachhauseweg bedenkenlos die Kartoffeln unter der Kategorie Eigentum verbuchen.

Mythos zwei: Sie haben einen Eintrag vergessen und alles ist durcheinander.

Das ist falsch. Eigentlich ist alles in Ordnung, denn die Kartoffeln sind der Ausgleich für die Socken. Und beide sind immer relativ austauschbar.

Wenn wir also abends wenige Minuten für das Eintragen der Einkäufe verbringen, bekommen wir einen akkuraten Überblick über unser Geld. Das ist doch fair, oder? Eine weitere Kontrollaufgabe ist das Zählen des Portmonee-Geldes und der Abgleich mit der Gesamtsumme im Programm. Falls diese Summen nicht übereinstimmen, versuchen Sie sich an sonstige Einkäufe in der letzten Woche zu erinnern und passen Sie den Saldo an. Als Daumenregel sind vergessene Einträge Nahrungsmittel oder Unterhaltung (Kaugummi, Erfrischungsgetränke und Bier). Diese beiden Kategorien sind wie ein schwarzes Loch, in dem Sie für verloren gegangenes Geld suchen sollten.

Schritt Zwei: Die Planung

Sie sollten versuchen zukünftige Einkäufe in Ihre Planung zeitlich mit aufzunehmen und nicht wahllos Quittungen und kleinere Ausgaben in die Finanzsoftware einzugeben. Dies ist der wichtigste und interessanteste Teil der Buchhaltung zu Hause.

Planen Sie jeden Schritt. Sagen wir z.B. der Winter ist vorbei und Ihre alten Winterstiefel sind abgetragen und auch die Jacke ist nicht mehr die neueste. Sie benötigen neue Stiefel und eine Jacke für die neue Saison. Geben Sie die ungefähren Ausgaben der zukünftigen Jacke und der Stiefel in das Programm schon Anfang Oktober ein und Sie werden garantiert keine Sommerschuhe in den ersten kalten Wintertagen tragen müssen.

Mythos drei: Haushaltsbücher bestehen lediglich aus den Einträgen von Ausgaben und das war’s.

Nicht nur, denn das Vorausplanen von Ausgaben ist viel wichtiger. Eine Planung verhindert die Mittellosigkeit in den ungünstigsten Momenten.

Planen Sie alles. Bald werden Sie einen klaren Überblick über Ihre aktuellen und zukünftigen Finanzen behalten. Sie werden einsehen können wie viel Spielraum sie jetzt haben, wie viel Sie für einen Urlaub sparen sollten und wie viel Sie ungefähr in nächster Zukunft ausgeben werden. Sie wollen mehr? Sie dachten Sie könnten den Inselurlaub in diesem Sommer ansparen? Was können Sie jetzt noch tun? Es gibt eine Lösung. Sie können einen Kredit aufnehmen, auf die Malediven fliegen und alles andere vergessen. Sie müssen auf alle Fälle den Kredit später zurückzahlen, aber jetzt können Sie erst einmal entspannen und Spaß haben. Natürlich machen wir Witze. Einen Urlaubskredit aufzunehmen ist der größte finanzielle Fehler, den Sie begehen können. Es gibt allerdings einen Ausweg. Sehen wir uns das nächste Kapitel an.

Schritt Drei: Ausgaben senken

Nun kennen wir das Gefühl der finanziellen Stabilität. Wir gehen den Ausgaben nach und planen die Zukunft. Es ist an der Zeit unnötige Ausgaben zu reduzieren und Spielraum für schlechte Tage aufzubauen.

Mythos vier: Kein Programm wird Ihnen helfen zu sparen. Sie müssen nur mehr verdienen.

Leicht gesagt! Mehr zu verdienen ist gar nicht so einfach. In der Realität wächst das Einkommen nur langsam und die Ausgaben können schnell in die Höhe steigen. Es scheint Sie bekämen mehr Geld, aber finanziell kommen Sie gerade so über die Runden. Wie gewonnen, so zerronnen. Dagegen sollte man etwas tun.

Wie anfangs bereits angemerkt sollten wir unsere Ausgaben kleiner aufteilen. Nahrungsmittel oder Kleidung in wesentliche und unnötige aufteilen. Beobachten Sie diese Ausgaben dann ganz genau. Das bedeutet zunächst ein bisschen Arbeit, aber da Sie schon mit der Software vertraut sind, geht es ja schnell und es wird nur ein paar Minuten jeden Tag benötigen. Sie werden schnell herausfinden, dass viel Geld für unnötige Einkäufe ausgegeben wird. Sie werden sicherlich nicht zwei Portionen Kartoffeln essen, wenn Ihr Gehalt verdoppelt wird, oder? Sie werden wahrscheinlich eher ein Stück Fleisch dazu kaufen, nicht wahr? Naja, ist eigentlich eine Verschwendung! Ich mache nur Spaß, aber Sie wissen ja, in jedem Witz ist auch ein Fünkchen Wahrheit.

Sie sollten zunächst die unnötigsten Ausgaben aufzeichnen und sie dann schrittweise senken. Schwierig ist das nicht, denn wir alle kennen die Einkäufe die wirklich nicht nötig sind. Wir kaufen aus der Situation heraus und bereuen es später. Es ist einfach sich selbst zu beobachten und einen glasklaren finanziellen Überblick zu haben (und besonders bei dem erschreckend hohen Betrag an unnötigen Dingen). Jetzt ist Ihr Geld aber in sicheren Händen und Sie werden keine Spontaneinkäufe mehr bereuen. Wir sollten also unnötige Einkäufe reduzieren, was nicht weh tut und Ihnen in der Tat gut tut. Sie wollen sich schließlich das iPhone 5 leisten können und danach nicht pleite sein, richtig? Sie wollen auch noch im nächsten Sommer auf eine Urlaubsinsel reisen. All dies können Sie problemlos mit einem gesunden Finanzhaushalt erreichen, in dem Sie vorausplanen und unnötige Einkäufe vermeiden. Dazu sind lediglich drei Schritte nötig.


Hier nur ein letzter Hinweis: Sparen Sie Geld. Ein bestimmter finanzieller Spielraum ist sehr wichtig und praktisch. Damit werden Sie auch teure Artikel ohne einen Kredit erwerben können. Sie können sich Zeit nehmen und nach einem neuen Job suchen, wenn Sie arbeitslos sind oder selbst gekündigt haben. Sie haben die Zeit nach vielen Möglichkeiten zu stöbern und sich die besten herauszusuchen, als die erstbeste Lösung mit niedrigem Gehalt und schlechten Arbeitsbedingungen zu wählen, denn Sie haben nicht viel Geld oder bei erfolgloser Arbeitsvermittlung nichts zu essen. Diese trostlose Perspektive ist zu vermeiden. Wie sieht es aus, wenn Sie ein Start-Up-Unternehmen mit Freunden gründen möchten? Wie schade wäre es, wenn Sie nicht das Startkapitel aufbringen könnten. Halten Sie daher immer ein wenig Geld in der Reserve und Ihnen werden Zukunftsperspektiven eröffnet, an die sie vorher nie gedacht hätten.

Ich habe das Programm Alzex Finance in den letzten 2 Jahren benutzt und ich bin damit sehr zufrieden. Ich empfehle dringen allen diese Finanzsoftware. Gratuliere!

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