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Quando eseguite Alzex Personal Finance per la prima volta, vi viene chiesto di aprire un database in modalità demo. Questo database è parzialmente completato da dati e contiene diversi account, un albero di categorie e spese per un mese. Ai principianti si raccomanda di usare questo database per imparare il programma: potete aggiungere diverse transazioni e far pratica con le impostazioni per prendere conoscenza dell'interfaccia e delle funzionalità del programma. Dopo aver visto il database demo, passate alla creazione del vostro database.
 
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Alzex Personal Finance vi consente di operare con un numero illimitato di database. Un database è un file con estensione PFD. Poichè tutte le informazioni vengono memorizzate in un file di dimensioni ridotte, potete facilmente trasferirlo su una nuova unità, copiarlo sul disco, inviarlo per email, oppure fare una copia di backup  (File > Salva con nome...). Potete salvare un file del database su un'unità di rete condivisa ed operare con esso contemporaneamente da più computer. Un database può essere protetto con una password.
 
Si raccomanda di effettuare regolarmente il back up del database e di salvare le copie del backup in un'unità sicura (CD/DVD, drive USB). Ciò può aiutarvi a recuperare rapidamente i dati in caso di crash del computer crashes o di guasti del disco. Per creare una copia di backup del database, cliccate File > Salva con nome... oppure attivate il backup automatico nelle impostazioni dell'applicazione.